Savez vous gérer votre temps?

Nouveau ! La Lettre du cadre proposera désormais régulièrement des tests vous permettant de mesurer votre manière de travailler. Aujourd’hui, vous pouvez tester votre capacité à vous organiser et à gérer votre temps. Faites ce test seul ou mieux, à plusieurs, avec vos collègues.

POUR CHAQUE RÉPONSE, INDIQUEZ :
0 = jamais 1 = parfois 2 = souvent 3 = toujours

1. Je ne me sépare jamais au travail de mon agenda, dans lequel mes tâches sont planifiées.
2. Je sais résister à la tentation d’aller souvent consulter mes e-mails et mon répondeur.  Je réserve un temps dédié pour prendre connaissance des messages.
3. Je me donne un temps limité, mais raisonnable, pour l’exécution de chaque tâche. Passé ce délai, sauf circonstances particulières, j’accepte de considérer que la tâche est terminée, même si certaines choses ne sont pas parfaites.
4. Ce que je n’aime pas faire, je ne le reporte pas éternellement. Je me programme une plage de travail fixe, sans possibilité d’interruption.
5. Je sais ce que j’ai à faire et dans quels délais. Des discussions régulières avec mon supérieur me permettent de hiérarchiser les priorités et de clarifier le résultat attendu.
6. Je réduis les déplacements au strict minimum. Si je dois me déplacer, j’essaie d’enchaîner les rendez-vous extérieurs.
7. J’applique le principe de subsidiarité : les décisions se prennent au niveau adéquat. Tout ce qui ne relève pas spécifiquement de mon niveau de compétence ni du cœur de mon action, je le délègue dans la mesure du possible.
8. Quand une date limite est fixée pour l’exécution d’une tâche, je mesure le temps prévu pour chaque étape puis je compte à l’envers, à partir de l’échéance, pour programmer son démarrage et m’assurer qu’elle pourra réellement être faite dans le temps imparti.
9. Un visiteur ou un collègue débarque sans prévenir dans mon bureau : je le reçois debout et l’invite à programmer un rendez-vous pour être à ce
moment-là disponible pour l’écouter.

10. Mon agenda comporte des plages vides. Je me laisse ainsi des marges de manœuvre pour gérer sans stress les imprévus… et pour m’octroyer des
pauses pour me ressourcer.
11. Avant d’accepter une tâche, je vérifie que je pourrai l’exécuter dans les délais. Si ce n’est pas possible, je négocie un autre délai ou le réexamen de mes autres priorités.
12. Mon bureau n’est pas envahi de dossiers. Je prends du temps pour trier, classer l’information, que ce soit sur mon bureau ou sur mon ordinateur.
13. À partir du moment où une information a été lue et/ou que je peux la retrouver par ailleurs si j’en ai besoin, je la supprime.
14. Je ne suis pas toujours disponible en permanence pour tout le monde : quand je me concentre sur un dossier ma porte est fermée, mes appels filtrés.
15. Je refuse la dictature de l’urgence, du « il faut absolument le faire » ou du service le plus insistant. Je donne la priorité aux projets importants, je prends suffisamment de recul pour relativiser les urgences.
16. Quand je mène un entretien avec une personne, que ce soit physiquement ou par téléphone, je reprécise la durée convenue de l’entretien et je
m’y tiens.
17. Pour chaque nouvelle tâche, avant de l’exécuter, je la soumets à un petit questionnaire : cette tâche relève-t-elle de mes fonctions ? Puis-je la déléguer ? dois-je me mettre au travail immédiatement ou puis-je planifier sa réalisation ?
18. Je regroupe les choses à faire par contexte : tout ce que je peux faire au téléphone, par mail, en réunion, en déplacement…
19. Une fois par semaine, je revois mon agenda, mes échéanciers, je mesure l’avancée des travaux et je prends des mesures pour remédier aux écarts.
20. Je dors correctement, je finis mes journées de travail à une heure décente, je décompresse pendant le week-end, je suis ainsi plus efficace au travail la semaine.

Calculer votre score…

Résultat :

Plus de 45 points : vous semblez être doué pour gérer cette denrée infiniment précieuse qu’est le temps… Afin d’entretenir votre capacité de recul, rappelez-vous qu’il est par moment « urgent de ne rien faire »…

20 à 45 points : votre gestion du temps paraît dans l’ensemble très moyenne. Repérez vos activités les plus consommatrices en temps et commencez à agir sur elles en priorité, en vous fixant des objectifs concrets, atteignables. Puis repassez le test dans quelque temps…

0 à 20 points : le travail est comme le gaz, il prend la place qu’on lui laisse… Compte tenu de votre apparente faiblesse organisationnelle, il doit en prendre beaucoup… Plus vous êtes débordé, plus vous devriez prendre du temps pour vous organiser. Commencez par remettre à plat votre fonctionnement en tenant quelques jours un « journal du temps », en écrivant tout ce quevous faites dans la journée et combien de temps cela vous prend, afin de repérer vos mauvaises habitudes et progressivement les corriger.

source : www.lalettreducadre.fr (01/03/11)