Vos réunions sont elles efficaces?

Aujourd’hui, nous allons tester si nos réunions, que l’on soit organisateur ou participant, sont efficaces.

Pour chaque réponse, indiquez :
0 = Pas du tout  1 = Un peu  2 = Moyennement  3 = Tout à fait

1.La réunion était utile, elle n’aurait pas pu être avantageusement remplacée par l’envoi d’une note, un appel téléphonique, un entretien individuel, etc.
2. La réunion a t-elle été planifiée suffisamment à l’avance pour que les personnes concernées puissent être présentes, à une heure qui convenait à la majorité.
3. Tous les participants étaient concernés par la réunion, personne n’était là « par habitude »
4. Tout le monde, avant de venir à la réunion, avait pu prendre connaissance de l’ordre du jour
5. La durée de la réunion était connue à l’avance, ainsi que, globalement, le temps consacré à chaque sujet.
6. Pendant la réunion, il était clair qu’il y avait un animateur, chargé d’annoncer et de recadrer les sujets, distribuer la parole, et un secrétaire, chargé de prendre des notes.
7. Hors véritable urgence, il n’y a pas eu d’interruption durant la réunion (téléphone, personne qui rentre et sort…).
8. Le matériel avait été installé et vérifié auparavant, la salle était bien indiquée, les participants étaient correctement installés
9. La réunion a commencé à l’heure prévue
10. L’animation de la réunion a favorisé un échange convivial.
11. Ce ne sont pas toujours les mêmes qui ont pris la parole. L’animateur a su distribuer correctement et justement la parole.
12. Les intervenants pouvaient parler dans le calme, leur parole était respectée.
13. Personne ne s’est endormi, notamment car les documents remis ou le diaporama n’étaient là qu’en support de la discussion.
14. Tous les points prévus ont été abordés.
15. Les « hors sujets » ont été maîtrisés.
16. Un résumé de chaque point a été fait au fur et à mesure de l’avancée de la réunion, par le secrétaire et/ou l’animateur avant de passer au point suivant.
17. Les décisions qui devaient être prises l’ont été.
18. La réunion a fini à l’heure prévue.
19. Un résumé des points importants a été fait à l’issu de la réunion.
20. Le compte rendu de la réunion était ensuite rapidement disponible.

Calculez votre score….

Résultat :

Plus de 45 points : Vos réunions paraissent efficaces, permettent d’avancer. Pour continuer dans cette voie, il est intéressant de rappeler aux participants que le succès d’une réunion dépend aussi de leur implication. Et s’assurer de temps en temps que cette impression de bon fonctionnement est partagée par tous…

De 20 à 45 points : Si vous calculez ce que coûte réellement une réunion, vous risquez fort d’être surpris (salaire des personnes mobilisées, logistique, etc.). Il s’agit donc de la rentabiliser au maximum. Quelques idées d’amélioration : faire cogiter un groupe de travail, réunissant des personnes de différents services, à la mise en place d’une « charte de la réunion » au sein de la collectivité. Cette charte, une fois affichée, jouera un rôle de rappel parfois bien utile. Diminuer le nombre de sujets à l’ordre du jour pour être sûr de bien les traiter plutôt que de tous les survoler et engendrer des frustrations. N’inviter que les personnes vraiment nécessaires. Varier les styles d’animation pour surprendre un auditoire qui aurait tendance à s’endormir (méthode Métaplan, brainstorming, projection de photos, témoignages externes, etc.). Les participants pourraient quant à eux essayer de cadrer davantage leur prise de parole, s’impliquer dans la préparation, proposer des idées d’amélioration ou encore se porter candidat pour assurer, à tour de rôle, la fonction de secrétaire, « gardien du temps », voire animateur si la structure le permet.

De 0 à 20 points : Vous semblez souffrir du fameux « mal des réunions » dont les syndromes sont polyformes : réunions à rallonge, consommatrices en temps et énergie, d’où n’émerge pas grand-chose à part de la frustration… La première des étapes est la prise de conscience de cette « réuniopathie ». Une prescription de choc s’impose alors, qui n’aura d’effet que si tout le monde – orateurs, participants et organisateurs – veut bien la suivre. Une formation à l’animation de réunion, la remise à plat du fonctionnement, si possible par une personne externe, peuvent grandement aider. Enfin, demandez à la personne la moins impliquée par les sujets évoqués en réunion de tenir le rôle du « miroir », afin de refléter à la fin de la séance « l’image » de la réunion et de faire part des points d’amélioration.

source : www.lalettreducadre.fr