Dossier individuel des agents sur support électronique

Le décret 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et sa gestion sur support électronique est paru au journal officiel du 17 juin 2011.

I/ Public concerné

Fonctionnaires civils, agents non titulaires, personnels à statut ouvrier des administrations de l’Etat, des régions, des départements, des communes et de leurs établissements publics y compris les établissements relevant de la fonction publique hospitalière mentionnés à l’article 2 du titre IV du statut général des fonctionnaires de l’Etat et des collectivités territoriales, à l’exclusion des fonctionnaires des assemblées parlementaires et des magistrats de l’ordre judiciaire.

II/ Objet

Mise en œuvre de la gestion des dossiers individuels des agents publics sur support électronique (application de l’article 29 de la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels, modifiant l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires).

III/ Entrée en vigueur

Immédiate. Toutefois, l’application concrète du décret est conditionnée à l’adoption de l’arrêté du ministre chargé de la fonction publique établissant une nomenclature cadre des documents pouvant composer le dossier individuel, prévu à l’article 2 du décret.

La gestion des dossiers individuels sur support électronique ne constitue pas une obligation pour les autorités administratives ou territoriales gestionnaires. La mise en œuvre de cette faculté est conditionnée à la publication d’un arrêté ou d’une décision de l’autorité administrative ou territoriale pris après avis du comité technique compétent afin de définir les modalités de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique conformément à l’article 9 du décret.

Le dossier individuel de l’agent public est composé de documents qui concernent sa situation administrative notamment qui permettent de suivre son évolution professionnelle. Il est unique et est régi dans les conditions fixées par l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.

IV/ Principes de gestion du dossier individuel sur support électronique

Le dossier peut être créé et géré, en tout ou partie, soit à partir de documents produits de manière électronique soit à partir de documents scannés. Chaque document est classé par référence à une nomenclature établie par arrêté du ministre chargé de la fonction publique. En cas de coexistence du support électronique et du support papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration.

Lorsque l’autorité administrative ou territoriale chargée de la gestion du dossier crée une copie sur support électronique d’un acte original établi sur support papier, elle utilise un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l’identique et la conservation pérenne du document ainsi créé. La copie conforme ainsi établie se substitue au document original sur support papier qui est détruit dans un délai fixé par l’arrêté ou la décision mentionné à l’article 9.

Des habilitations sont délivrées par l’autorité administrative ou l’autorité territoriale aux agents chargés de la gestion des dossiers désignés à cet effet. Pour chacun de ces agents, l’habilitation précise les documents et les types d’opérations autorisés ainsi que sa durée. Des habilitations peuvent, le cas échéant, être délivrées, dans les limites de leur domaine d’intervention, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l’agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.

En cas de mobilité de l’agent, le dossier sur support électronique reste géré par l’autorité administrative ou territoriale d’origine. L’autorité administrative ou territoriale d’accueil transmet à cette dernière sans délai les documents du dossier établis pendant la période où cet agent exerce des fonctions en son sein. Lorsque le lien statutaire ou contractuel avec l’autorité administrative ou territoriale d’origine est rompu, le dossier sur support électronique est transféré à l’autorité administrative ou territoriale d’accueil. Lorsque celle-ci ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, l’autorité administrative ou territoriale d’origine est tenue de créer sur support papier une copie conforme du dossier individuel électronique de l’agent concerné et de la lui transmettre. Le dossier électronique est alors détruit dans le délai fixé par l’arrêté ou la décision mentionné à l’article 9.

Au terme de sa durée d’utilité administrative, le dossier géré sur support électronique fait l’objet d’un archivage dans un service public d’archives au titre des archives définitives ou est éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives.

V/ Accès de l’agent à son dossier individuel

Les agents dont le dossier a été dématérialisé sont tenus informés des modalités pratiques d’exercice des droits garantis au titre des articles 38 à 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée. Leur sont communiquées les coordonnées de l’autorité administrative ou territoriale auprès de laquelle ils peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification. En cas de coexistence d’un support électronique avec un support papier, la demande d’accès et de rectification est valable pour l’ensemble du dossier, quel qu’en soit le support.

La consultation du dossier sur support électronique a lieu par affichage sur écran des documents sous une forme accessible. Un sommaire établi par référence à la nomenclature indicative mentionnée à l’article 2 et selon les conditions prévues dans l’arrêté ou la décision mentionné à l’article 9 facilite la consultation des documents. L’agent adresse toute demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document à l’autorité administrative ou territoriale mentionnée à l’article 11, soit lors de la consultation, soit ultérieurement. Sur sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné.

L’agent obtient, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier géré sur support électronique, dans les conditions prévues par l’article 39 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée :
― par transmission des documents correspondants à son adresse électronique professionnelle nominative ou par remise d’un support numérique ;
― ou par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original.