Les facteurs clés de succès d’une démarche de pilotage de l’organisation

Le succès de la démarche de pilotage de l’organisation et sa pérennité passe par plusieurs étapes. Evaluation précise du besoin, estimation du budget et du calendrier, étude des outils existants, … représentent un travail long mais indispensable et qui doit impérativement être effectué en amont de sa mise en place.

 

1- Bien cadrer le besoin en amont 

La phase de cadrage est indispensable et nécessite avant tout une bonne compréhension du fondement du besoin. Cette étape conditionne les chances de réussite du projet de pilotage de l’organisation :

  • Détermination précise des objectifs
  • Description précise du dispositif et des actions à mettre en place sous les aspects temporels et budgétaires
  • Lister les types d’acteurs impliqués par service et profils

Sur la base de ces éléments, le pilote du projet pourra alors établir une note de cadrage comportant notamment les grandes étapes, les dates clés, les jalons, l’organisation du projet et sans oublier les risques identifiés.

Attention : ne pas cadrer son besoin en amont met en péril la pérennité du projet voire la pertinence de la démarche de pilotage. Les besoins peuvent évoluer en cours de route mais les modifications importantes doivent être mises de côté et traitées après le projet. Il est nécessaire de figer les besoins et le périmètre du projet sous peine de ne jamais aboutir.

 

2- Se doter d’un référentiel commun à l’organisation

Il est important de disposer d’un référentiel commun à l’organisation pour la consolidation des données pour un pilotage global. Rester uniquement au niveau d’un domaine donné ou à l’inverse uniquement au niveau global est le meilleur moyen de ne pas embarquer l’ensemble des acteurs et donc de mettre en place un pilotage qui finalement ne sera utilisé que par un minimum de personnes.

 

3- Etudier tous les prérequis nécessaires

Définir le temps et le budget nécessaire à la mise en place d’un outil de pilotage implique d’étudier tous les prérequis nécessaires.

Exemple : dispose t-on de tous les outils actuellement ? peut on poursuivre sans l’acquisition de ces équipements et revoir ses besoins à la baisse ? de quels outils devont nous faire l’acquisition ? est ce qu’on dispose d’un outil permettant d’intégrer toutes les données de l’entreprise ?

 

4- Prévoir des plans d’actions et analyse métier

Si les tableaux de pilotage ne sont pas accompagnés d’une analyse sur les points sensibles et d’actions à mettre en place pour encourager des tendances ou encourager d’autres, ils risquent de n’être rapidement plus lus par personne.

A l’heure où les collaborateurs sont de plus en plus submergés d’informations, des indicateurs sans valeur ajoutée sont rapidement envoyés vers la corbeille.

 

5- Tirer profit de l’existant et ne pas multiplier les outils

Les organisations ont souvent tendance à se tourner trop rapidement vers le marché sans chercher à exploiter complètement les outils dont elles disposent déjà. Une montée de version, même si elle semble coûteuse, n’est pas une option à négliger. En effet, l’outil existant dispose déjà les données et les interfaces, ce qui évite d’entamer un chantier complexe et chronophage de reprise des données.

Rationaliser ses outils autant que possible évite des coûts supplémentaires d’abonnement, d’acquisition et de licences.