Optimisez le traitement de vos mails

Lorsque nous sommes en situation de management (d’équipe ou de projet), nous passons énormément de temps à lire nos mails ! Vous est il déjà arrivé de conserver un mail dans votre boite de réception après sa lecture ou pire de le repasser en mode “non lu” pour vous souvenir qu’il vous reste des choses à faire à propos de ce mail ?

A l’affut du dernier mail reçu, il nous est souvent difficile de savoir comment optimiser leur traitement. Alors, comment y remédier ou en tout cas y passer le moins de temps possible pour gagner en performance ?

 

 

1/ Votre boite de réception n’est pas un fourre-tout !

Vider complètement votre boite de réception ! Non, non, ce n’est pas une blague ! Votre boite de réception ne doit contenir QUE les mails qui n’ont pas encore été lu…

 

2/ Lisez vos mails dans l’ordre dans lequel ils arrivent

L’objectif est de traiter tous les mails de la même manière pour une clarté de votre boite de réception. Même si vous êtes tenté de lire les mails dont l’auteur et/ou le sujet vous intéressent davantage que d’autres, il faudra résister : vous risquez sinon de ne jamais lire certains d’entre eux…

Le mail ne demande aucune action immédiate

Dans ce cas, après lecture, demandez vous s’il peut vous être d’une quelconque utilité à l’avenir :

  • Si oui, classez le dans un dossier spécifique, dédié à cela et séparé de tout le reste : ne le conservez pas dans votre boite de réception !
  • Si non, n’ayez aucun regret à le mettre immédiatement à la poubelle.

A noter : ces deux actions doivent être effectuées immédiatement après la lecture du mail.

Le mail demande une réponse en moins de 2 minutes

Dans ce cas, rédigez la tout de suite !  Ce qui est fait, n’est plus à faire 😉

Le mail demande une réponse de plus de 2 minutes

Demandez vous si vous êtes la bonne personne pour apporter la réponse. Pouvez vous déléguer ?

  • Si oui, faites-le, déléguez la réponse à la personne la plus apte à y répondre
  • Si non, c’est à vous de rédiger la réponse !  Mais ne le faites pas tout de suite, classez le dans un dossier spécifique, dédié et séparé (exemple : A TRAITER / EN ATTENTE) : ne gardez pas ce mail dans votre boite de réception ! Vous prendrez ainsi le temps nécessaire pour traiter ce mail. Pour l’instant, continuez à vider votre boite de réception.

Lisez le mail suivant !

 

3/ Les avantages

Cette méthode permet :

  • de réduire le temps de lecture de sa messagerie
  • d’augmenter sa vitesse de traitement de mails
  • de gagner en sérénité d’esprit

Est ce qu’elle s’applique à votre situation ? A vous d’en juger 😉

Faites votre retour d’expérience en commentaire….

 

 

NB : Les astuces indiquées ci-dessous sont issues de la méthode “Getting Things Done”, créée par David Allen.